SAP Business One: Vorteile, Module und Kosten

SAP Business One (SAP B1) ist eine ERP-Software, die speziell für kleinere und mittelgrosse Unt­ernehmen entwickelt wurde. ERP steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt eine Software, mit der sich verschiedene Bereiche eines Unternehmens zentral verwalten lassen. SAP Business One ermöglicht es KMUs, mehr Kontrolle und Übersicht über alle Geschäftsabläufe zu gewinnen und benötigt keine komplexen Funktionskomponenten, wie sie grosse ERP-Systeme anbieten.

SAP Business One ist eine Standard-Unternehmenssoftware, die sich für Unternehmen bis zu 250 Anwender eignet. Das macht die Software auch ideal für Start-ups und Tochterunternehmen grosser Firmen.

Was sind die Vorteile von SAP Business One?

SAP Business One kann flexibel angepasst und erweitert werden, um spezifische Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Durch die Vernetzung der Geschäftsbereiche reduziert sich der Arbeitsaufwand, der durch doppelte und oft fehlerhafte Datenerfassung entsteht. Diese digitale Datentransparenz macht es möglich, das Unternehmen besser zu überwachen und leichter zu lenken.

Da SAP Business One für kleine und mittelgrosse Betriebe ausgelegt ist, überzeugt die Software auch durch ihre Preisgestaltung und die rasche Implementierungszeit. Insbesondere die Cloud-Version ist bereits nach wenigen Wochen produktiv. Durch die intuitive Oberfläche hält sich der Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden in Grenzen.

Welche Module beinhaltet SAP Business One?

Das ERP-System vernetzt alle Unternehmens­bereiche miteinander und sorgt so für durch­gängige und übersichtliche Geschäftsprozesse. Es bietet eine umfassende Suite von Geschäftsanwendungen, die Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung und Produktion miteinschliesst.

Finanzmanagement

Die ERP-Software unterstützt nicht nur die Buchhaltung, sondern auch das Controlling. Die wichtigsten Buchhaltungsprozesse können automatisiert werden. SAP Business One überwacht den Cashflow und kontrolliert das Budget.

Auch Bankvorgänge bis hin zu Kontenabstimmungen lassen sich über das System abwickeln, ebenso wie die Verwaltung von Anlagevermögen. Planungs-, Audit- und Review-Prozesse werden durch standardi­sierte und individuelle Berichte mit Echtzeitdaten unterstützt und vereinfacht.

Kundendatenmanagement

In SAP Business One ist ein Customer Relationship Mana­gement (CRM) integriert, mit dem Sie die Beziehungen zu Ihren Kunden effizient verwalten und gestalten können. Mittels der Soft­ware überblicken Sie den gesamten Lebenszyklus der Kunden, beginnend mit dem ersten Kontakt bis hin zur Support-Phase nach erfolgreichem Verkauf.

Lagerwirtschaft und Distribution

Die Verwaltung von Lieferungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig, wenn sie von Hand ausgeführt wird. SAP Business One ermöglicht eine präzise Bestandsverfolgung, was die Genauigkeit und Effizienz der Lagerverwaltung erheblich verbessert. Es überwacht die Lagerbestände in Echtzeit, verfolgt Lieferungen und steuert effektiv Bestandsbewegungen.

Darüber hinaus bietet SAP Business One Funktionen zur Prognose von Lagerbeständen, damit Überbestände oder Engpässe vermieden werden können. Das führt zu reduzierten Lagerkosten und verbessertem Cashflow. Ein automatisierter, rationalisierter und schneller Lieferprozess fördert zusätzlich die Kundenzufrieden­heit.

Business intelligence

Zahlreiche Analyse-und Reporting-Tools produzieren aktuelle und genaue Berichte mit Daten aus dem ganzen Unternehmen. Diese Reports können individuell angepasst werden. Dabei werden die Daten in aussagekräftige Informationen verwandelt, um damit bessere strategische Entscheidungen treffen zu können, die das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens gewährleisten.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogartikel: Die analytische Fähigkeit der Business Intelligence.

Web-Client

Über den Web-Client können alle berechtigten Mitarbeitenden auf ausgewählte Stammdaten und Prozesse in SAP Business One zugreifen. Das Augenmerk liegt hierbei auf dem Anlegen, Bearbeiten und Pflegen von Verkaufsbelegen, Artikel, Aktivitäten und Daten von Gesprächs- und Geschäftspar­tnern.

Erweiterungen: Add-Ons für SAP Business One

SAP Business One ist modular aufgebaut und kann je nach Branche und Unternehmensstruktur angepasst werden. Firmen, die Service bieten, nutzen für eine professionelle Planung von Technikern, Fahrzeugen, Material und Werkzeugen das Field Service Management.

Andere mögliche Erweiterungen gibt es für die Produktion, den Handel und Dienstleistungen. Dazu gehören unter anderem: Finance Package (erweiterte Finanzwerkzeuge), Scan and Attach (Dokumentenmanagementsystem) oder Swiss Salary (Lohnbuchhaltung speziell für die Schweiz).

SAP Business One On-Premise oder in der Cloud

Es gibt zwei Möglichkeiten, SAP Business One zu betreiben: entweder lokal in der Firma (On-Premise) oder in der Cloud.

On-premise bedeutet “vor Ort”. SAP Business One wird dabei auf firmeneigenen Servern installiert und betrieben. Der Hauptvorteil dieser Lösung liegt in der vollständigen Kontrolle und dem Besitz der IT-Infrastruktur und Software durch das Unternehmen.

Eine lokale Installation kann in einigen Fällen leistungsstärker als die Cloud-Lösung sein, insbesondere wenn es sich um ressourcenintensive Anwendungen handelt.

Auch ist es möglich, On-Premise-Software stärker an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens anzupassen, da keine Einschränkungen durch Cloud-Anbieter vorgegeben sind.

Vorteile von SAP Business One On-Premise:

• Einhaltung interner Datensicherheitsrichtlinien
• Direkte Kontrolle und Zugang zu den Daten
• Geschäftsprozesse können effizienter anpasst und erweitert werden
• Nutzung der internen Hardware und der vorhandenen IT-Infrastruktur und Ressourcen. Verantwortung für Wartung und Aktualisierungen liegt im Unternehmen
• Unbefristete Lizenzierung bedeutet zwar höhere Anfangskosten, aber langfristig weniger Gesamtkosten. Das führt zu mehr Transparenz und besserer Kostenkontrolle, da keine wiederkehrenden Abonnementgebühren für Cloud-Dienste anfallen.
• In einigen Branchen und Regionen sind On-Premise-Lösungen notwendig, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine On-Premise-Lösung auch Nachteile wie höhere Anfangsinvestitionen und Verantwortung für Wartung haben kann. Unter Umständen sind auch zusätzliche Investitionen in die IT nötig, wenn bestehende Hardware-Ressourcen nicht ausreichen.

Bei einer Installation in der Cloud liegt die Software in einem externen Rechenzentrum. Sie bezahlen für die erforderlichen IT-Ressourcen und Lizenzen eine monatliche Miete. Der IT-Aufwand ist erheblich reduziert, da das Hosting durch einen externen Partner stattfindet.

Vorteile von SAP Business One in der Cloud:

• Schnelle und kostengünstige Implementierung
• Sicherer browserbasierter Zugriff von überall und jederzeit
• Zugang zu den aktuellsten Funktionen, ohne auf interne IT-Mitarbeiter zurückgreifen zu müssen
• Geschäftsfunktionen lassen sich im Webbrowser verwalten

Weitere Informationen zum Thema SAP Business One Cloud vs. On-Premise finden Sie in unserem Blog.

Für beide Versionen gibt es gute Argumente. Welche für Ihr Unternehmen letztendlich die Beste ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab, wie z.B. dem verfügbaren Budget oder der vorhandenen IT-Infrastruktur.

Kosten und Preis von SAP Business One

SAP Business One bietet in der Regel ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, insbesondere für KMU-Unternehmen. Es zeichnet sich durch Qualität, Funktionsvielfalt und niedrige Kosten aus.

Roger Wipfli (Chief Sales Officer – DATA UNIT AG)

Die Kosten für SAP Business One können unterschiedlich ausfallen und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Grösse und den Zielsetzungen des Unternehmens, der Anzahl der Benutzer, der Implementierungsmethode (On-Premise oder Cloud) und den individuellen Anforderungen der Firma oder Branche. Dabei gibt es vier Komponenten zu bedenken:

• Die Kosten für die Implementierung der Software variieren je nach der Komplexität des Projekts und den notwendigen oder gewünschten Anpassungen.
• Die Kosten für den Betrieb des Systems hängen von der On-Premise- oder der Cloud-Lösung ab. Bei On-Premise fallen möglicherweise Hardwarekosten für Server und Netzwerkinfrastruktur an.
• Die Kosten für die Softwarelizenzen hängen von der Anzahl der Benutzer und den gewünschten Funktionen ab.
• Die Kosten für die Schulung von Benutzern und Administratoren, um die Software effektiv nutzen zu können.

Mit unserem Kostenrechner können Sie sich eine unverbindliche Preiskalkulation für Ihr Unternehmen erstellen lassen. Bei einem persönlichen Gespräch mit den Experten von DATA UNIT AG lässt sich nicht nur eine umfassende Bewertung der Unternehmenssituation ermitteln, sondern auch ein Überblick über die Gesamtkosten, die sich über die Laufzeit der Nutzung von SAP Business One ergeben. Kontaktieren Sie uns noch heute!