SAP Business One: On-Premise vs. Cloud

SAP Business One ist eine für kleine und mittlere Unternehmen bestens geeignete Software. Diese ERP-Lösung zielt darauf ab, die wichtigsten Geschäftsfunktionen des Unternehmens zu automatisieren. Dadurch wird es einfacher und effizienter, Finanzmanagement, Einkauf, Verkauf, Vertrieb, Kundendienst, Lagermanagement, Produktion und Aussendienst zu verwalten.

SAP Business One kann sowohl vor Ort (On-Premise) installiert, aber auch als Cloud-Version verwendet werden. Dieser Artikel beschreibt die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung.

SAP Business One in der Cloud vs. vor Ort: Was ist der Unterschied?

Bei der “On-Premise” Version von SAP Business One wird die Software auf Computern und Servern installiert, die sich lokal im Unternehmen befinden. Auch die Daten werden lokal gespeichert.

Bei der Cloud-Version liegen die Software und die Daten auf dem Server eines Anbieters und können über einen Webbrowser aufgerufen und bearbeitet werden.

Die Entscheidung für die eine oder die andere Variante hängt von den Prioritäten, der Betriebsstruktur, den Zielen und den Anforderungen des Betriebs ab. Je nachdem ist die eine oder die andere Variante besser geeignet. Sehen wir uns die Unterschiede nun im Detail an.

SAP Business One “On -Premise”

Bei dieser Variante erwerben Sie die Softwarelizenzen oder ein Abonnementprogramm von einem SAP Business One-Anbieter.

Dafür muss eine eigene Serverinfrastruktur vorhanden sein. Das firmeninterne IT-Team trägt die Verantwortung für die Wartung und Verwaltung der Software. Es muss sich um alle erforderlichen Aktualisierungen und auch um die Datensicherheit kümmern.

Vorteile von SAP Business One On-Premise

Die selbstständige Verwaltung der Software ist vor allem für Firmen attraktiv, bei denen Datensicherheit eine grosse Rolle spielt.

Der Hauptvorteil einer On-Premise-Lösung liegt in der vollständigen Kontrolle und dem Besitz der IT-Infrastruktur und Software durch das Unternehmen.

• Datensicherheit und -kontrolle
  Wenn Sie keine kritischen Geschäftsinformationen an Dritte weitergeben dürfen, und Diebstahl und Missbrauch von Daten so gut wie möglich verhindert werden soll, empfiehlt es sich, SAP Business One vor Ort zu installieren. So behält das Unternehmen die volle Kontrolle über seine Daten und IT-Systeme. Die eigenen Datensicherheitsrichtlinien können optimal eingehalten werden.
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
  Wenn Ihr Unternehmen einen hochgradig angepassten Geschäftsablauf benötigt, dann ist die On-Premise-Lösung von Vorteil. Bei einer guten, intern vorhandenen IT-Infrastruktur lassen sich die Geschäftsprozesse auch schnell und leicht ändern und erweitern. SAP Business One kann oft genauer an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, da es keinerlei Einschränkungen unterliegt, die eventuell durch einen Cloud-Anbieter auferlegt werden. Die direkte Kontrolle bzw. der direkte Zugriff auf die eigenen Daten gewährleistet auch Flexibilität bei lokalen Berichten.
• Vorhandene Infrastruktur nutzen
  Wenn Sie bereits in gut funktionierende interne Server investiert haben, dann macht es keinen Sinn, diese durch ein Cloud Control Center eines externen Anbieters zu ersetzen.
• Keine Internet-Abhängigkeit
  Durch die Vor-Ort-Bereitstellung entfällt die Abhängigkeit von einer stabilen und schnellen Internetverbindung. Es ist sichergestellt, dass das ERP-System jederzeit zugänglich ist.
• Kostenkontrolle
  Unternehmen haben mehr Transparenz und Kontrolle über die Kosten, da sie keine wiederkehrenden Abonnementgebühren für Cloud-Dienste zahlen. Auch wenn die Kosten für eine unbefristete Lizenz im Vorfeld höher sind, sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) am Ende niedriger.
• Regulatorische Anforderungen
  In einigen Branchen und Regionen sind On-Premise-Lösungen notwendig, um spezifische regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
• SAP Business On-Premise ist leistungsstark
  Besonders bei ressourcenintensiven Anwendungen kann eine lokale Installation auf dedizierter Hardware leistungsstärker und schneller sein.
• Benutzerdefinierte Integration
  Hier kommt die Integration von Drittanbietersystemen ins Spiel. Heutzutage verwenden Unternehmen oft mehrere Systeme zusammen mit SAP Business One, wie z.B. Point of Sale (POS), CRM, E-Commerce oder Marketplace-Webseiten für den Online-Handel. Die Verbindung dieser Anwendungen mit SAP Business One kann leichter erfolgen, wenn es sich um eine On-Premise-Lösung handelt.

Nachteile von SAP Business One On-Premise

Diesen Vorteilen stehen auch einige Nachteile gegenüber.

• Höhere Anfangsinvestitionen
  Die Vor-Ort-Bereitstellung erfordert Vorabinvestitionen in Hardware und IT-Infrastruktur, wenn diese noch nicht vorhanden sind. Das kann erhebliche Investitionen erfordern, was gerade für kleine Unternehmen eine Herausforderung darstellt.
• Wartung und Upgrades
  Die regelmässige Wartung und Upgrades sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Lösung reibungslos funktioniert und auf dem neuesten Stand ist. Dies erfordert geschultes Personal, Zeit und Arbeitsaufwand.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit
  Bei der Vor-Ort-Bereitstellung ist die schnelle Skalierbarkeit der Lösung eingeschränkt, da sie eventuell mehr Investitionen in Hardware und Software notwendig macht.

SAP Business One in der Cloud

In vielen Fällen bevorzugen kleine und mittlere Unternehmen In-der-Cloud-Lösungen für SAP Business One, da hier die Hardware-Ressourcen im Allgemeinen besser skalierbar sind und die Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren können. Es ist einfach, den Arbeitsspeicher zu erweitern, die Internetgeschwindigkeit zu erhöhen und die Verarbeitungsleistung und den Speicherplatz zu vergrössern.

Vorteile von SAP Business One in der Cloud

Vor allem für Start-ups und kleine Unternehmen, die wenig eigene IT-Infrastruktur besitzen, ist die In-der-Cloud-Lösung von SAP Business One empfehlenswert. Kurzfristig ist es die schnellere und kostengünstigere Option, da die Cloud-Version vor allem keine hohen Vorlaufkosten erfordert. Aber es gibt noch weitere Vorteile.

• SAP Business One in der Cloud kann schnell implementiert werden
  Da die Software über das Internet genutzt wird, müssen Sie nicht warten, bis ein physischer Server vor Ort installiert ist. Die In-der-Cloud-Lösung ist in der Regel schnell einsatzbereit, da keine aufwändige Installation und Konfiguration nötig ist. Es ist keine Hardware-Verwaltung notwendig und Sie können ohne Ausfallzeiten oder Verzögerungen sofort mit der Cloud zu arbeiten beginnen. Auch müssen Sie keine Firewall installieren oder den Server eines Drittanbieters kaufen.
• Zugänglichkeit
  Ein Vorteil der Cloud ist, dass Benutzer jederzeit über einen Webbrowser von jedem Ort aus schnell und einfach Zugriff auf die Daten haben, solange eine stabile und leistungsstarke Internetverbindung vorhanden ist. Dies ermöglicht die Arbeit von verschiedenen Standorten aus und unterstützt Remote-Arbeit.
• Erschwingliche Kosten
  In der Regel erfordert die Cloud-Lösung nur geringe oder keine Anfangsinvestitionen in Hardware oder Software. Dies reduziert die finanzielle Belastung, insbesondere für kleine und mittlere Betriebe. Stattdessen zahlen Sie für einen Dienst, der bereits Wartung und Support umfasst. Sie brauchen kein eigenes IT-Team, falls Probleme auftreten oder etwas schief geht. Die Software-Updates sind bei der Cloud immer auf dem neuesten Stand, ohne dass man auf eine interne IT-Infrastruktur oder eigenes Personal angewiesen ist. Das führt im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen. Aufgrund der monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren haben Unternehmen eine klare Vorstellung von den Betriebskosten, was die Budgetierung erleichtert.
• Datensicherheit
  Anbieter investieren oft erheblich in Sicherheitsmassnahmen und -infrastruktur, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Deren Rechenzentren verfügen über strengere Sicherheitsmassnahmen als so manche, vor allem kleinere Firmen leisten können. Im Normalfall sind Ihre Daten in der Cloud gut geschützt und viel sicherer, als wenn die Informationen auf einem schlecht gesicherten Server irgendwo auf dem Firmengelände gespeichert werden.
• Skalierbarkeit
  Die Cloud-Bereitstellung ermöglicht es, die Software problemlos zu erweitern oder zu reduzieren, sollten sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern. Dabei fallen keine weiteren Investitionen in zusätzliche Hardware oder Software an. So können schnell Benutzer hinzugefügt oder entfernt und auch die Kapazitäten dem Wachstum oder saisonalen Schwankungen angepasst werden.
• Wartung und Aktualisierungen
  Der Anbieter von In-der-Cloud-Lösungen ist für die Wartung, Aktualisierung und Sicherheit der Software verantwortlich. Dies entlastet Unternehmen, die dadurch Arbeitszeit und -kraft sparen. Benutzer haben automatisch Zugang zu den neuesten Funktionen und Updates, ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand.
• Automatische Backups und Datenwiederherstellung
  Die Cloud-Bereitstellung beinhaltet automatische Upgrades, die sicherstellen, dass die Software immer in der neuesten Version vorhanden ist. Wiederherstellungsdienste verhindern grössere Datenverluste.
• Nutzungsvielfalt
  Die Software ist über verschiedene Geräte und Betriebssysteme hinweg verfügbar, was die Nutzungsvielfalt erhöht.

Nachteile von SAP Business One in der Cloud

Bei all diesen Vorteilen gibt es aber auch einige Nachteile zu bedenken.

• Abhängigkeit von der Internetverbindung
  Die Cloud-Bereitstellung erfordert eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung für den Zugriff auf die Software, was in einigen Regionen eine Herausforderung darstellen kann.
• Sicherheitsbedenken
  Bei der Cloud-Bereitstellung muss man sich auf die Sicherheitsmassnahmen des Cloud-Anbieters verlassen. Sollten Datenverletzungen auftreten, kann das zu erheblichen Geschäftsrisiken führen.
• Fehlende Anpassungsmöglichkeiten
  Die Cloud-Bereitstellung kann Ihre Möglichkeiten einschränken, die Lösung an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.

Die Vorteile im Überblick

Die Entscheidung, ob Sie SAP Business One in der Cloud oder On-Premise implementieren, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen, Ihrem Budget und Ihren Prioritäten ab. Wenn Sie nach Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Kosteneinsparungen suchen, ist die Cloud-Bereitstellung möglicherweise die beste Lösung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie eine grössere Kontrolle über Ihre Daten, Anpassungsmöglichkeiten und Sicherheit wünschen, ist eine Vor-Ort-Bereitstellung möglicherweise die beste Option.

Die beste Lösung finden

Bequemlichkeit und Preis sind zwei der wichtigsten Aspekte bei der Entscheidung zwischen einer Speicherung vor Ort und in der Cloud. Der Preis der SAP-Lizenz hängt vor allem von den vertraglich vereinbarten Modulen und der Anzahl der Nutzer ab, die eine Lizenz benötigen. Die Grösse des Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Welche Version für Ihr Unternehmen letztendlich die Beste ist, hängt auch von weiteren Faktoren ab, wie z.B. dem verfügbaren Budget oder der vorhandenen IT-Infrastruktur.

Unabhängig von Ihrem Bereitstellungsmodell ist es wichtig, dass Sie mit einem renommierten SAP Business One-Anbieter wie Data Unit zusammenarbeiten, der Sie bei der komplexen Bereitstellung, Migration und dem laufenden Support unterstützt.

Wenn Sie weitere Fragen zu ERP-Systemen im Allgemeinen oder SAP Business One im Speziellen haben, kontaktieren Sie uns, natürlich unverbindlich. In einem kostenlosen Erstgespräch können wir gemeinsam feststellen, welche der beiden Varianten am besten zu Ihrem Unternehmen und seinen Geschäftszielen passt.