Was ist Outlook? Machen Sie sich das volle Potenzial dieses Tools zunutze

Outlook, das E-Mail-Programm von Microsoft, ist in grossen wie kleinen Unternehmen ein grundlegendes Tool. Sie können damit Ihr Unternehmen leiten, in Kontakt mit Kunden und Lieferanten sein und Tausende tägliche Aufgaben erledigen.

Was nicht jeder weiss, ist, dass Sie in Outlook neben der E-Mail-Verwaltung viele Produktivitätsaufgaben ausführen können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie dieses Tool effektiv einsetzen.

Was ist Outlook?

Outlook ist ein E-Mail-Verwaltungsprogramm, das von Microsoft entwickelt wurde. Sie können damit private und berufliche E-Mails verwalten, und überdies Kalender, Aufgaben, Sitzungen, To-Do-Listen und vieles mehr.

Was steckt noch in Outlook?

Outlook ist nicht nur ein Verwaltungsprogramm für Ihre E-Mails, denn dank seiner vielen Funktionen wie Kalender, Aufgaben und Erinnerungen können Sie damit Ihre Zeit managen.

Nicht so leicht ist es allerdings, das Tool gekonnt einzusetzen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Outlook, zu beherrschen:

Nutzen Sie «die Regeln», um mehr zu erreichen

Die Regeln sind einer der grossen Vorteile von Outlook, die das Programm von den übrigen E-Mail-Plattformen unterscheidet. Es ist häufig der Fall, eine grosse Menge E-Mails im Posteingang zu haben, viele davon allerdings nur von geringem Interesse.

Dank der Regeln können Sie die wichtigsten Nachrichten filtern, um nicht dauernd die eingehenden E-Mails durchsehen zu müssen.

Hier sind einige Kriterien, um die Gesamtheit aller Nachrichten zu filtern:

• An: Mich: Unterscheiden Sie die Nachrichten, die direkt an Sie gesendet werden vom Rest. So landen sie direkt im Posteingang und werden nicht nach anderen Regeln verarbeitet.
• Besprechungen: Besprechungen dulden keine Verzögerung, und dürfen schon gar nicht vergessen werden. Senden Sie sie direkt in den Posteingang, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.
• Gesendete Elemente zurückstellen: Manchmal kommt es einem in den Sinn, E-Mails im ungünstigsten Moment zu senden. Stellen Sie stattdessen den E-Mail-Versand einfach auf den richtigen Moment ein! Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie das E-Mail senden, bevor Sie den Computer herunterfahren.
• Automatische Antworten: Sie können die Antworten auf Besprechungen, die keinen Inhalt haben, in den Ordner «Gelöschte Elemente» verschieben.

E-Mails ordnen

Einer der grossen Vorteile von Outlook sind die enthaltenen Ordnungsfunktionen. Klassifizieren Sie Ihre Aufgaben in Ordnern, abhängig von Ihren Möglichkeiten: sofort erledigen, zurückstellen, delegieren oder löschen.

Diesen Aktionen wurde der Name 4D-Regel (Do, Delete, Delegate, Delay) verliehen.

Hier sind einige Ideen, um mit Ordnern zu arbeiten:

• Sammeln Sie im Posteingang alles, was Sie tun (do) müssen. Sie können die Nachrichten aufnehmen, die direkt an Sie gesendet wurden oder deren Inhalt wichtig ist.
• Im Ordner unter dem Posteingang können Sie Referenzmaterial aufnehmen, um es bei Bedarf zu Rate zu ziehen (delay).
• Erstellen Sie einen Ordner für private Nachrichten. Einen Ordner mit privaten Informationen zu haben, gibt Ihnen die Gelassenheit, berufliches und privates nicht durcheinanderzubringen und sich peinliche Momente zu ersparen.
• Ordner für gesendete Nachrichten an Kontaktgruppen (auch als E-Mail-Listen oder Verteilerliste bekannt), die nicht unbedingt gelesen werden müssen.

Setzen Sie Ihre laufende Arbeit fort

Die Aufgaben sind eine weitere Outlook-Funktion, die es zu einem Basis-Tool im Geschäftsumfeld machen.

Hier sind einige Tipps, um die Nutzbarkeit der Outlook-Aufgaben zu maximieren.

• Organisieren Sie Ihre Agenda einmal pro Woche. Wenn Sie Ihre Agenda zu Beginn jeder Woche organisieren, wird Ihnen eher bewusst, was Sie während der Woche alles zu tun haben. Ausserdem ist das auch für andere nützlich, denn jetzt können sie sehen, wann Sie Zeit haben.
• Arbeiten Sie im Aufgabenbereich. Sind Sie dann endlich bereit, mit der Arbeit zu beginnen, ist es fundamental, konzentriert zu bleiben und sich nicht von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen. Der beste Ort dieses Ziel zu erreichen, ist der Aufgabenbereich.
• Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben massenweise. Versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Haben Sie z. B. nur wenig Zeit, so machen Sie alle Anrufe, die Sie noch nicht erledigt haben. Gelingt es Ihnen, ähnliche Aufgaben zu bündeln, so können Sie Ihre Zeit effizienter nutzen und werden feststellen, dass Sie schneller vorankommen.

Vermeiden Sie Ablenkungen

Outlook ist ein hervorragendes und sehr umfangreiches Arbeitswerkzeug. Aber genau weil es so umfangreich ist, wimmelt es nur so von Ablenkungen.

Wenn Sie sich leicht ablenken lassen oder besonders konzentriert sein müssen, bietet Outlook Ihnen die Möglichkeit, Benachrichtigungen anzupassen.

Wenn Sie die Frage: «Was ist Outlook», beantworten können, dann hilft es Ihnen bei allem, was Sie brauchen, um Ihre Zeit und Ihre täglichen Aufgaben zu verwalten. Richtig eingesetzt, wird es Sie nicht stören oder ablenken, sondern Ihnen das Leben leichter machen, indem es Ihnen hilft, Arbeitsaufgaben zu klassifizieren und zu priorisieren.