10 Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Niemand bezweifelt, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen viele Vorteile hat. Die rasante Entwicklung der Technologie hat dies ermöglicht, die Effizienz erhöht und die Ergebnisse verbessert. Aus diesem Grund hat sich BPA (Business Process Automation) in den letzten Jahren zum am schnellsten wachsenden Segment auf dem Markt für Unternehmenssoftware entwickelt.

Was ist Prozessautomatisierung?

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen werden Technologien eingesetzt, die Menschen bei sich wiederholenden Aufgaben ersetzen, die einen hohen Zeit- und Kostenaufwand erfordern.
Ihr Ziel ist es, Raum zu schaffen, diese Zeit für wertvollere Aufgaben wie Kreativität, Analyse, Strategie oder Planung zu nutzen und die Aufgaben, die schneller, besser und mit weniger Fehlern erledigt werden können, der Prozessautomatisierungssoftware zu überlassen.

Was kann automatisiert werden?

Natürlich kann nicht alles automatisiert werden. Damit ein Geschäftsprozess automatisiert werden kann, muss er genau definierte Schritte enthalten, die sich immer wiederholen.

Ein Beispiel? Denken Sie an alles, was mit Datenverarbeitung, Extraktion oder Messung zu tun hat und keine logische Verarbeitung erfordert.

In Ihrem Unternehmen betrifft die Prozessautomatisierung alles, was mit Buchhaltung und Verwaltungsarbeit zu tun hat: Vertragsmanagement, Verarbeitung von Verbraucher-, Lieferanten- oder Mitarbeiterinformationen, die Erstellung von Rechnungen, Aufträgen, Bestellungen, die Genehmigung von Unterlagen, den Versand von Masseninformationen oder die Überprüfung und Verfolgung von Waren.

Die Liste der Aufgaben, die in Finanzprozessen automatisiert werden können, ist nahezu unendlich und wächst, je komplexer die Unternehmen werden und je mehr standardisierte Prozesse sie haben.

10 Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

1. Kostensenkung

Zeitersparnis bedeutet Geldersparnis. Die Gehälter der Mitarbeiter, die mit dieser Art von Aufgaben betraut werden, sinken, obwohl andere Fähigkeiten wie Analyse, Entscheidungsfindung oder ein kritischer Geist zur Unterscheidung zwischen dem, was getan werden sollte, und dem, was nicht getan werden sollte, erforderlich sein werden.

2. Zeitersparnis

Laut einer Studie von Zapier sind die zeitaufwändigsten sich wiederholenden Aufgaben die Dateneingabe (38 % der Zeit), die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten (34 % der Zeit) und das Bearbeiten von Rechnungen (33 % der Zeit).

Es liegt auf der Hand, dass die Mitarbeiter diese Zeit für andere Aufgaben verwenden könnten, die für das Unternehmen von hohem Wert sind, wenn sie weniger Zeit für sich wiederholende Aufgaben aufwenden würden.

3. Gesteigerte Produktivität

Studien zeigen, dass die Ausführung von sich wiederholenden Aufgaben die Motivation der Arbeitnehmer senkt, die ihre Arbeit als eintönig und langweilig empfinden.

Dank der Prozessautomatisierung wird der Widerstand gegen Veränderungen in Unternehmen verringert.

4. Zunehmende Skalierbarkeit

Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Mitarbeiter steigt, vervielfacht sich auch die Arbeit. 2 Projekte zu verwalten ist einfacher als 200 oder 2.000.

Wenn Sie vorsorglich einige interne Prozesse systematisiert haben, wird die Skalierbarkeit Ihres Unternehmens viel einfacher sein, auch die Internationalisierung Ihrer Tätigkeit.

5. Effizientere Geschäftsprozesse

Ein effizienter Prozess ist ein Prozess, der mit einem Minimum an Aufwand für den Mitarbeiter durchgeführt werden kann.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen zwei Stunden für die Bearbeitung eines Auftrags aufwenden. Dies ist eindeutig nicht das effizienteste Verfahren. Durch die Verkürzung dieser Zeit wird das Verfahren immer kostengünstiger.

6. Die Standardisierung von Prozessen

Eines der häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, ist die Standardisierung von Prozessen, insbesondere wenn sie wachsen.

Jeder hat seine eigene Art zu arbeiten, sein eigenes System und seine eigenen Prozesse. Wenn diese sich ändern, entstehen Probleme und Fehler.

Wenn wir die Prozessautomatisierung in Unternehmen einführen, verringert sich der Widerstand gegen Veränderungen, da die Mitarbeiter zwar neue technologische Muster übernehmen müssen, aber keine manuellen Prozesse auf eine völlig neue Art und Weise durchführen.

7. Prüfbare Aufzeichnungen

Auditing-Prozesse ermöglichen es Unternehmen, Vertrauen bei ihren Kunden aufzubauen, effizienter zu sein und auf internationalen Märkten zu bestehen.

Die Einhaltung dieser Prozesse ist nur möglich, wenn sie durch eine Prozessautomatisierungssoftware wie SAP Business One unterstützt wird. Diese ermöglicht es, Dokumente zu verfolgen und die Durchführung nachzuvollziehen. Aber auch zu wissen, wer was getan hat und wann jeder Schritt des Prozesses ausgeführt wurde.

8. Weniger Fehler

Fehler gehören zu allen manuellen Aufgaben, sie sind unvermeidlich. Das Problem ist, dass diese Fehler zeitaufwändig korrigiert werden müssen, was bei der Prozessautomatisierung im Unternehmen nicht der Fall ist.

9. Die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen

Bei der Automatisierung geht es nicht nur darum, eine Reihe von Regeln zur Verwaltung von Prozessen festzulegen. Es geht auch darum, Massnahmen zum Schutz der Sicherheit und der Privatsphäre zu ergreifen. Das verlangen sowohl die Verbraucher als auch die regelmässigen Nutzer von Ihnen.

Da die nationalen und europäischen Gesetze in Bezug auf die Datenkontrolle strenger sind, können Sie das Potenzial der Automatisierung nutzen, um all die Anforderungen zu erfüllen, die Behörden und Institutionen an Sie stellen.

10. Das Kundenerlebnis verbessern

Ein schneller Kundendienst ist heute Standard für alle Unternehmen – niemand wartet mehr als 24 oder 48 Stunden, bis ein Unternehmen sich bei ihm meldet.

Diese schnelle Reaktion ist nur durch Automatisierungsprozesse und Datenvereinheitlichung möglich, so dass die entsprechenden Dienste auf die Informationen zugreifen können, die sie zur raschen Bearbeitung von Anfragen benötigen.

Wenn Sie einen Prozess zur Automatisierung von Geschäftsprozessen implementieren möchten, dann wenden Sie sich an Data Unit. Wir haben Unternehmen aller Branchen dabei geholfen, ihre Abläufe zu verbessern und zu einem effizienteren und skalierbaren Unternehmen zu werden.