Papierlose Software, fünf Vorteile eines ERP.

Papierlose Software löst eines der größten Probleme des Datenzeitalters: Meterweise Akten, verstaubte Ordner und viel Druckerschwärze.

Das papierlose Zeitalter ist da, und es verspricht, dem Papier im Unternehmen aufgrund seiner vielen Vorteile ein Ende zu setzen. In einem papierlosen Büro werden Papierdokumente vollständig durch IT-gestützte Prozesse ersetzt. Das heißt, alle Dokumente eines Unternehmens werden in elektronischer Form bearbeitet, gespeichert und übermittelt.

Wir erklären, wie sich das papierlose Büro für Ihr Unternehmen lohnt und warum erst ein ERP-System das volle Potenzial Ihrer papierlosen Software ausschöpft.

Software papierlos, die fünf Vorteile, die Sie kennen sollten

Ein papierloses Büro klingt effizient und schlank, aber es gibt viel mehr Vorteile als das Offensichtliche. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Sie alles von einem ERP-System mit papierloser Software in Ihrem Unternehmen profitieren können.

Schnellerer Zugriff auf historische Dokumente

Gerade in größeren Unternehmen, in denen in der Regel sehr viele Daten produziert und verwaltet werden, ist die Gefahr groß, dass sich irgendwann Berge von Akten ansammeln. 

Oft werden die Akten in separaten Archiven aufbewahrt, was den Zugriff für die Mitarbeiter extrem erschwert. 

Dank zentraler und digitaler Datenspeicherung können die Dokumente eines Unternehmens allen Mitarbeitern vollständig zur Verfügung stehen. Und das in Echtzeit, ohne langwieriges Suchen in einer Akte.

Informationen in allen Abteilungen suchen und finden

Mit der Digitalisierung von Dokumenten legen Sie den Grundstein für eine effiziente Suche nach bestimmten Informationen in unterschiedlichen Datenbeständen.

Liegen die Dateien in digitalem Format vor, lassen sie sich mit einer Suchfunktion leicht durchsuchen und die gesuchten Informationen schnell finden.

Außerdem können digitalisierte Dokumente zentral in einer Datenbank gespeichert werden. So vermeiden Sie die Bildung von Datensilos, die zu Unstimmigkeiten zwischen Abteilungen und rechtlichen Problemen führen können.

Ein Beispiel: Ein Auftrag wird nicht bearbeitet, weil die Logistik den Auftrag noch nicht erhalten und die Ware nicht nachbestellt hat. Die notwendigen Dokumente müssen erst von einer Abteilung zur anderen im Unternehmen wandern, und das kostet Zeit.

Dank einer papierlosen Softwarelösung wird diese Kommunikation zwischen den Abteilungen zu einem automatischen und fließenden Prozess, der mögliche Probleme reduziert und die Kommunikation verbessert. 

Prozesse automatisieren

Im papierlosen Büro werden Dokumente zu Daten. Das schafft die Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen.

In der Buchhaltung sind viele Dokumente notwendig, die zwischen Ihnen, Ihren Kunden, Ihren Lieferanten und anderen Akteuren entstehen. Liegen die Dokumente in digitaler Form vor, können sie automatisch in einem ERP-System wie SAP Business One verarbeitet werden.

Das spart Zeit bei der Arbeit, Nacharbeit durch Eingabefehler und nicht zuletzt viel bedrucktes Papier.

Mobiler Zugriff auf Dokumente und Daten

Reisende Mitarbeiter haben im Büro keinen Zugriff auf Dokumente. Im papierlosen Büro ist das anders.

Über eine Weboberfläche loggen sich die Mitarbeiter jederzeit und von überall mit einem beliebigen internetfähigen Gerät ein und fordern die benötigten Daten an.

Dank des ortsunabhängigen Zugriffs auf Daten gibt es keinen Konflikt mehr zwischen Mobilität und Produktivität. Alle Mitarbeiter haben die gleichen Arbeitsmöglichkeiten, unabhängig davon, ob sie im Büro, von zu Hause aus oder von unterwegs arbeiten.

Virtuelle Zusammenarbeit effizienter gestalten

Zunehmend befinden sich die Teams nicht mehr am selben Ort. Sie arbeiten auch virtuell über das Internet zusammen.

Werden für diese Zusammenarbeit jedoch Dokumente benötigt, müssen diese erst mühsam eingereicht werden. Im papierlosen Büro ist diese Logistik nicht mehr nötig.

Alle Teammitglieder greifen von jedem Ort aus auf die Dokumente zu. Das Gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit Partnern.

Ein Unternehmen kann Externen den Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen, was zu einer wesentlich produktiveren Zusammenarbeit führt.

Papierloses Büro: Wie ERP-Systeme helfen können

Papierlos zu werden ist leichter gesagt als getan. Vor allem in größeren Unternehmen erweist sich die Umstellung von Papierdaten auf elektronische Daten oft als eine nicht zu unterschätzende Mammutaufgabe.

Unternehmen, die auf ERP-Systeme wie SAP Business One und SAP Business ByDesign setzen, fällt die Umstellung leichter. Sie helfen Ihnen, Prozesse im Unternehmen zu automatisieren und dabei alle Bereiche des Unternehmens zu integrieren.

Damit bildet ein ERP-System die Basis für ein effektives papierloses Büro. Die Vernetzung aller Bereiche verhindert Datensilos und schafft die Basis für einen effizienten Daten- und Dokumentenaustausch.

Ohne ein ERP-System kann man zwar an vielen Stellen mit digitalen Dokumenten arbeiten, aber weder die Erstellung noch die Weitergabe profitiert davon. Die Daten müssten weiterhin manuell abgerufen und versendet werden.

SAP Business One und SAP Business ByDesign sind ebenfalls modular aufgebaut. Daher gibt es für beide ERP-Systeme praktikable Lösungen, um ein weitgehend papierloses Büro einzurichten.

Vom Dokumentenmanagementsystem über die elektronische Signatur bis hin zur automatisierten Verarbeitung von Belegen, zum Beispiel in der Buchhaltung, hilft Ihnen eine papierlose Software beim Einstieg in das papierlose Zeitalter mit all seinen Vorteilen. Wenn Sie möchten, dass wir Ihnen zeigen, wie wir Ihnen helfen können, machen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns.

SAP Business One ist eine für kleine und mittlere Unternehmen bestens geeignete Software. Diese ERP-Lösung zielt darauf ab, die wichtigsten Geschäftsfunktionen des Unternehmens zu automatisieren. Dadurch wird es einfacher und effizienter, Finanzmanagement, Einkauf, Verkauf, Vertrieb, Kundendienst, Lagermanagement, Produktion und Aussendienst zu verwalten.

SAP Business One kann sowohl vor Ort (On-Premise) installiert, aber auch als Cloud-Version verwendet werden. Dieser Artikel beschreibt die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung.

SAP Business One in der Cloud vs. vor Ort: Was ist der Unterschied?

Bei der “On-Premise” Version von SAP Business One wird die Software auf Computern und Servern installiert, die sich lokal im Unternehmen befinden. Auch die Daten werden lokal gespeichert.

Bei der Cloud-Version liegen die Software und die Daten auf dem Server eines Anbieters und können über einen Webbrowser aufgerufen und bearbeitet werden.

Die Entscheidung für die eine oder die andere Variante hängt von den Prioritäten, der Betriebsstruktur, den Zielen und den Anforderungen des Betriebs ab. Je nachdem ist die eine oder die andere Variante besser geeignet. Sehen wir uns die Unterschiede nun im Detail an.

SAP Business One „On -Premise“

Bei dieser Variante erwerben Sie die Softwarelizenzen oder ein Abonnementprogramm von einem SAP Business One-Anbieter.

Dafür muss eine eigene Serverinfrastruktur vorhanden sein. Das firmeninterne IT-Team trägt die Verantwortung für die Wartung und Verwaltung der Software. Es muss sich um alle erforderlichen Aktualisierungen und auch um die Datensicherheit kümmern.

Vorteile von SAP Business One On-Premise

Die selbstständige Verwaltung der Software ist vor allem für Firmen attraktiv, bei denen Datensicherheit eine grosse Rolle spielt.

Der Hauptvorteil einer On-Premise-Lösung liegt in der vollständigen Kontrolle und dem Besitz der IT-Infrastruktur und Software durch das Unternehmen.

• Datensicherheit und -kontrolle
  Wenn Sie keine kritischen Geschäftsinformationen an Dritte weitergeben dürfen, und Diebstahl und Missbrauch von Daten so gut wie möglich verhindert werden soll, empfiehlt es sich, SAP Business One vor Ort zu installieren. So behält das Unternehmen die volle Kontrolle über seine Daten und IT-Systeme. Die eigenen Datensicherheitsrichtlinien können optimal eingehalten werden.
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
  Wenn Ihr Unternehmen einen hochgradig angepassten Geschäftsablauf benötigt, dann ist die On-Premise-Lösung von Vorteil. Bei einer guten, intern vorhandenen IT-Infrastruktur lassen sich die Geschäftsprozesse auch schnell und leicht ändern und erweitern. SAP Business One kann oft genauer an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, da es keinerlei Einschränkungen unterliegt, die eventuell durch einen Cloud-Anbieter auferlegt werden. Die direkte Kontrolle bzw. der direkte Zugriff auf die eigenen Daten gewährleistet auch Flexibilität bei lokalen Berichten.
• Vorhandene Infrastruktur nutzen
  Wenn Sie bereits in gut funktionierende interne Server investiert haben, dann macht es keinen Sinn, diese durch ein Cloud Control Center eines externen Anbieters zu ersetzen.
• Keine Internet-Abhängigkeit
  Durch die Vor-Ort-Bereitstellung entfällt die Abhängigkeit von einer stabilen und schnellen Internetverbindung. Es ist sichergestellt, dass das ERP-System jederzeit zugänglich ist.
• Kostenkontrolle
  Unternehmen haben mehr Transparenz und Kontrolle über die Kosten, da sie keine wiederkehrenden Abonnementgebühren für Cloud-Dienste zahlen. Auch wenn die Kosten für eine unbefristete Lizenz im Vorfeld höher sind, sind die Gesamtbetriebskosten (TCO) am Ende niedriger.
• Regulatorische Anforderungen
  In einigen Branchen und Regionen sind On-Premise-Lösungen notwendig, um spezifische regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
• SAP Business On-Premise ist leistungsstark
  Besonders bei ressourcenintensiven Anwendungen kann eine lokale Installation auf dedizierter Hardware leistungsstärker und schneller sein.
• Benutzerdefinierte Integration
  Hier kommt die Integration von Drittanbietersystemen ins Spiel. Heutzutage verwenden Unternehmen oft mehrere Systeme zusammen mit SAP Business One, wie z.B. Point of Sale (POS), CRM, E-Commerce oder Marketplace-Webseiten für den Online-Handel. Die Verbindung dieser Anwendungen mit SAP Business One kann leichter erfolgen, wenn es sich um eine On-Premise-Lösung handelt.

Nachteile von SAP Business One On-Premise

Diesen Vorteilen stehen auch einige Nachteile gegenüber.

• Höhere Anfangsinvestitionen
  Die Vor-Ort-Bereitstellung erfordert Vorabinvestitionen in Hardware und IT-Infrastruktur, wenn diese noch nicht vorhanden sind. Das kann erhebliche Investitionen erfordern, was gerade für kleine Unternehmen eine Herausforderung darstellt.
• Wartung und Upgrades
  Die regelmässige Wartung und Upgrades sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Lösung reibungslos funktioniert und auf dem neuesten Stand ist. Dies erfordert geschultes Personal, Zeit und Arbeitsaufwand.
• Eingeschränkte Skalierbarkeit
  Bei der Vor-Ort-Bereitstellung ist die schnelle Skalierbarkeit der Lösung eingeschränkt, da sie eventuell mehr Investitionen in Hardware und Software notwendig macht.

SAP Business One in der Cloud

In vielen Fällen bevorzugen kleine und mittlere Unternehmen In-der-Cloud-Lösungen für SAP Business One, da hier die Hardware-Ressourcen im Allgemeinen besser skalierbar sind und die Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren können. Es ist einfach, den Arbeitsspeicher zu erweitern, die Internetgeschwindigkeit zu erhöhen und die Verarbeitungsleistung und den Speicherplatz zu vergrössern.

Vorteile von SAP Business One in der Cloud

Vor allem für Start-ups und kleine Unternehmen, die wenig eigene IT-Infrastruktur besitzen, ist die In-der-Cloud-Lösung von SAP Business One empfehlenswert. Kurzfristig ist es die schnellere und kostengünstigere Option, da die Cloud-Version vor allem keine hohen Vorlaufkosten erfordert. Aber es gibt noch weitere Vorteile.

• SAP Business One in der Cloud kann schnell implementiert werden
  Da die Software über das Internet genutzt wird, müssen Sie nicht warten, bis ein physischer Server vor Ort installiert ist. Die In-der-Cloud-Lösung ist in der Regel schnell einsatzbereit, da keine aufwändige Installation und Konfiguration nötig ist. Es ist keine Hardware-Verwaltung notwendig und Sie können ohne Ausfallzeiten oder Verzögerungen sofort mit der Cloud zu arbeiten beginnen. Auch müssen Sie keine Firewall installieren oder den Server eines Drittanbieters kaufen.
• Zugänglichkeit
  Ein Vorteil der Cloud ist, dass Benutzer jederzeit über einen Webbrowser von jedem Ort aus schnell und einfach Zugriff auf die Daten haben, solange eine stabile und leistungsstarke Internetverbindung vorhanden ist. Dies ermöglicht die Arbeit von verschiedenen Standorten aus und unterstützt Remote-Arbeit.
• Erschwingliche Kosten
  In der Regel erfordert die Cloud-Lösung nur geringe oder keine Anfangsinvestitionen in Hardware oder Software. Dies reduziert die finanzielle Belastung, insbesondere für kleine und mittlere Betriebe. Stattdessen zahlen Sie für einen Dienst, der bereits Wartung und Support umfasst. Sie brauchen kein eigenes IT-Team, falls Probleme auftreten oder etwas schief geht. Die Software-Updates sind bei der Cloud immer auf dem neuesten Stand, ohne dass man auf eine interne IT-Infrastruktur oder eigenes Personal angewiesen ist. Das führt im Laufe der Zeit zu erheblichen Kosteneinsparungen. Aufgrund der monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren haben Unternehmen eine klare Vorstellung von den Betriebskosten, was die Budgetierung erleichtert.
• Datensicherheit
  Anbieter investieren oft erheblich in Sicherheitsmassnahmen und -infrastruktur, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Deren Rechenzentren verfügen über strengere Sicherheitsmassnahmen als so manche, vor allem kleinere Firmen leisten können. Im Normalfall sind Ihre Daten in der Cloud gut geschützt und viel sicherer, als wenn die Informationen auf einem schlecht gesicherten Server irgendwo auf dem Firmengelände gespeichert werden.
• Skalierbarkeit
  Die Cloud-Bereitstellung ermöglicht es, die Software problemlos zu erweitern oder zu reduzieren, sollten sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern. Dabei fallen keine weiteren Investitionen in zusätzliche Hardware oder Software an. So können schnell Benutzer hinzugefügt oder entfernt und auch die Kapazitäten dem Wachstum oder saisonalen Schwankungen angepasst werden.
• Wartung und Aktualisierungen
  Der Anbieter von In-der-Cloud-Lösungen ist für die Wartung, Aktualisierung und Sicherheit der Software verantwortlich. Dies entlastet Unternehmen, die dadurch Arbeitszeit und -kraft sparen. Benutzer haben automatisch Zugang zu den neuesten Funktionen und Updates, ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand.
• Automatische Backups und Datenwiederherstellung
  Die Cloud-Bereitstellung beinhaltet automatische Upgrades, die sicherstellen, dass die Software immer in der neuesten Version vorhanden ist. Wiederherstellungsdienste verhindern grössere Datenverluste.
• Nutzungsvielfalt
  Die Software ist über verschiedene Geräte und Betriebssysteme hinweg verfügbar, was die Nutzungsvielfalt erhöht.

Nachteile von SAP Business One in der Cloud

Bei all diesen Vorteilen gibt es aber auch einige Nachteile zu bedenken.

• Abhängigkeit von der Internetverbindung
  Die Cloud-Bereitstellung erfordert eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung für den Zugriff auf die Software, was in einigen Regionen eine Herausforderung darstellen kann.
• Sicherheitsbedenken
  Bei der Cloud-Bereitstellung muss man sich auf die Sicherheitsmassnahmen des Cloud-Anbieters verlassen. Sollten Datenverletzungen auftreten, kann das zu erheblichen Geschäftsrisiken führen.
• Fehlende Anpassungsmöglichkeiten
  Die Cloud-Bereitstellung kann Ihre Möglichkeiten einschränken, die Lösung an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.

Die Vorteile im Überblick

Die Entscheidung, ob Sie SAP Business One in der Cloud oder On-Premise implementieren, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen, Ihrem Budget und Ihren Prioritäten ab. Wenn Sie nach Skalierbarkeit, Zugänglichkeit und Kosteneinsparungen suchen, ist die Cloud-Bereitstellung möglicherweise die beste Lösung für Ihr Unternehmen. Wenn Sie eine grössere Kontrolle über Ihre Daten, Anpassungsmöglichkeiten und Sicherheit wünschen, ist eine Vor-Ort-Bereitstellung möglicherweise die beste Option.

Die beste Lösung finden

Bequemlichkeit und Preis sind zwei der wichtigsten Aspekte bei der Entscheidung zwischen einer Speicherung vor Ort und in der Cloud. Der Preis der SAP-Lizenz hängt vor allem von den vertraglich vereinbarten Modulen und der Anzahl der Nutzer ab, die eine Lizenz benötigen. Die Grösse des Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Welche Version für Ihr Unternehmen letztendlich die Beste ist, hängt auch von weiteren Faktoren ab, wie z.B. dem verfügbaren Budget oder der vorhandenen IT-Infrastruktur.

Unabhängig von Ihrem Bereitstellungsmodell ist es wichtig, dass Sie mit einem renommierten SAP Business One-Anbieter wie Data Unit zusammenarbeiten, der Sie bei der komplexen Bereitstellung, Migration und dem laufenden Support unterstützt.

Wenn Sie weitere Fragen zu ERP-Systemen im Allgemeinen oder SAP Business One im Speziellen haben, kontaktieren Sie uns, natürlich unverbindlich. In einem kostenlosen Erstgespräch können wir gemeinsam feststellen, welche der beiden Varianten am besten zu Ihrem Unternehmen und seinen Geschäftszielen passt.

Seit dem Beginn der Pandemie ist die digitale Transformation nicht mehr nur eine Wette für die Fortgeschrittensten, sondern eine Verpflichtung für alle Unternehmen, die in schwierigen Zeiten überleben wollen. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die Herausforderungen der digitalen Transformation für Unternehmen, die auf höchstem Niveau konkurrieren wollen.

Was ist die digitale Transformation und was sind ihre Vorteile?

Die Benchmark-Publikation The Enterprisers Project definiert die digitale Transformation als „die Integration digitaler Technologie in alle Bereiche eines Unternehmens, die die Art und Weise, wie es arbeitet und seinen Kunden einen Mehrwert bietet, grundlegend verändert“.

Wie wir bereits erwähnt haben, basiert die digitale Transformation auf dem Einsatz digitaler Tools in allen Bereichen eines Unternehmens. Das ultimative Ziel dieser Werkzeuge ist nichts anderes als eine positive Auswirkung auf den Betrieb und die Bereitstellung von Dienstleistungen zu erreichen.

Es handelt sich also um eine radikale Veränderung, die eine Umstrukturierung der Prozesse mit sich bringt. Dies sind einige der wichtigsten Vorteile der digitalen Transformation für Unternehmen.

Abschaffung manueller Prozesse

Einer der wichtigsten Vorteile der digitalen Transformation, wenn nicht sogar der wichtigste, ist die Umstellung von manuellen Prozessen auf digitale Prozesse, die an Effizienz und Geschwindigkeit gewinnen. 

Hier sind einige wichtige Aufgaben, die Sie digitalisieren können, um manuelle Arbeit zu reduzieren:

• Rechnungsstellung
• Gehaltsabrechnung
• Auslösungsbasierte Push- und E-Mail-Benachrichtigungen.
• Erstellung von Tickets für den technischen Support.
• Erfassung von Kundendaten.
• Verfolgung des Zeitaufwands für verschiedene Aufgaben.

Obwohl die Digitalisierung dieser Aufgaben einzeln eine große Hilfe ist, wird der wahre Wert erreicht, wenn ganze Prozesse automatisiert werden, z. B. die Buchhaltung, die Bestandskontrolle in Ihrem E-Commerce oder die Beziehungen zu Ihren Kunden.

Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Als Folge der Digitalisierung nimmt der Kunde Verbesserungen im Service wahr, z. B. Wartezeiten bei Bestellungen oder kürzere Servicezeiten des Supportteams.

Weitere Vorteile der digitalen Transformation für den Kunden sind die einfachere Interaktion mit dem Unternehmen, z. B. über E-Mail, Live-Chats usw.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Transformation besteht darin, dass sie es uns ermöglicht, eine große Menge an Daten zu erhalten.

Anders als in der Vergangenheit werden sie digital gespeichert, was es einfacher macht, Muster und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Aus letzteren lässt sich eine schnellere und präzisere Verbesserung der Entscheidungsfindung ableiten.

Größere Flexibilität und Skalierbarkeit

Eine weitere große Veränderung, die die digitale Transformation mit sich bringt, ist der Wechsel von restriktiven Altsystemen zu modernen Alternativen. Die von Altsystemen verwendete Technologie erfordert häufig manuelle Eingaben, die zu Engpässen führen, wenn die Arbeitslast steigt.

Eine stärkere Digitalisierung bringt größere Möglichkeiten der Skalierbarkeit mit sich. Je mehr Prozesse Sie digitalisieren, desto mehr Aktionen, Pläne und Projekte können Sie umsetzen.

Digitale Transformation in der Schweiz

Nachdem wir uns nun darüber im Klaren sind, was Transformation ist und was nicht, lassen Sie uns die Situation in der Schweiz betrachten.

Laut einer Studie des Beratungsunternehmens PwC glauben 80 % der Schweizer Unternehmen, dass sich ihr Bereich in den nächsten fünf Jahren grundlegend verändern wird. 

Die Veränderung der internen Prozesse, der Kommunikationskanäle mit dem Kunden und die massive Datenverarbeitung werden die Schweizer Unternehmen in den nächsten fünf Jahren dazu bringen, die digitale Transformation zu nutzen.

Herausforderungen der digitalen Transformation

Es ist jedoch zu beachten, dass die digitale Transformation kein Prozess mit einem definierten Endpunkt ist.

Es handelt sich um eine Reise, die Hand in Hand mit der natürlichen Entwicklung des Stands der Technik, den Kaufgewohnheiten der Unternehmen und der allgemeinen Entwicklung des Marktes gehen muss.

Es bleibt also nichts anderes übrig, als die Herausforderungen der digitalen Transformation zu kennen, um sie auf die intelligenteste Weise anzugehen.

Offenheit und Lernbereitschaft als Säulen einer digitalen Kultur

In traditionellen Unternehmensstrukturen herrscht oft eine restriktive Fehlerkultur.

Fehler sollen stets vermieden werden. Dieser Ansatz erweist sich in einer digitalisierten Welt als ineffektiv. Nur eine Kultur der Offenheit ist in der Lage, mit einem zunehmend dynamischen Marktumfeld Schritt zu halten.

Unternehmen müssen daran arbeiten, eine MVP-Mentalität zu entwickeln, denn die Fähigkeit und Bereitschaft, schnell zu entwickeln, zu messen und zu lernen oder schnell zu scheitern, ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Zukunft.

Die Kultur des Lernens geht Hand in Hand mit der Kultur des Fehlers. Jedes Teammitglied sollte stets nach Möglichkeiten suchen, sich weiterzubilden und seine Arbeit zu verbessern.

Die Bereitschaft zum Lernen sollte nicht aufgezwungen werden, sondern kann gezielt gefördert werden, zum Beispiel durch flache Hierarchien und eine Fehlersicherheitskultur. 

Diversität als Querschnittsanforderung

Diversity bedeutet, den Wert unterschiedlicher Perspektiven anzuerkennen und sie in den Arbeitsprozess selbst einzubeziehen.

Diversity im Kontext der Unternehmenskultur bezieht sich auf eine vielfältige Belegschaft und vielfältige Teams, aber auch auf Vielfalt in der Entscheidungsfindung. 

Das agile Mindset aus der Managementperspektive

Eine Unternehmenskultur lässt sich nicht von heute auf morgen umkrempeln, und Regeln lassen sich nicht verordnen. Sie setzt sich aus den Menschen zusammen, mit denen man täglich zusammenlebt. Das Management kann jedoch einen Rahmen schaffen, der die Mitarbeiter motiviert und inspiriert. Helfen Sie bei der Gestaltung und Formulierung einer digitalen Vision.

Es lohnt sich, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen und sie nach ihren Ideen zu fragen. Nur so lässt sich eine nachhaltige Kultur schaffen, die von allen Mitarbeitern geteilt wird. 

Digitale Transformation erfordert einen Kulturwandel

Den digitalen Wandel im Unternehmen zu gestalten, bedeutet auch, die Unternehmenskultur einem Wandel zu unterziehen. Durch gezielte Initiativen kann die Führung eine Vision entwickeln und fördern, die eine Agenda für den Wandel wirksam kommuniziert und ein innovatives Umfeld inspiriert, in dem Teams den Wandel selbstbewusst gestalten.

Wir von DATA UNIT sind Experten für den Einsatz von Technologie in digitalen Transformationsprozessen. Zählen Sie auf unsere Unternehmensberatungsdienste, um zu erfahren, wie Sie diese Herausforderungen der digitalen Transformation bewältigen können.

Der Dienstleistungssektor war einer der ersten, der mit den Möglichkeiten der digitalen Welt experimentiert hat. Trotz seiner Reife hat er noch viel Raum für Verbesserungen, weshalb wir uns in diesem Artikel mit den verbleibenden Herausforderungen bei der Digitalisierung von Einkaufsprozessen im Dienstleistungssektor befassen. Außerdem stellen wir Lösungen vor, mit denen Unternehmen ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sein können.

Digitalisierung von Einkaufsprozessen im Dienstleistungssektor, aktuelle Herausforderungen

Wie Sie in diesem Artikel sehen werden, befinden sich nicht alle Unternehmen im gleichen Digitalisierungsprozess. Einige befinden sich in einer sehr frühen Phase, in der sie zum ersten Mal Technologien in ihre Geschäftsprozesse einbeziehen.

Andere, die sich in einem fortgeschrittenen Stadium befinden, haben Projekte mit einer Digitalisierungsberatung entwickelt, die nicht nur die Einbindung der Technologie, sondern auch die Digitalisierung der Prozesse umfasst.

Herausforderung 1: Globaler Wettbewerb

Die Digitalisierung der Einkaufsprozesse im Dienstleistungssektor hat die Märkte globalisiert.

Anders als in der Produktherstellung ist der Standort des Unternehmens weniger wichtig für das Unternehmen.

Für die Kunden ist es durch das Internet einfacher denn je, verschiedene Angebote einzuholen, zu vergleichen und zu analysieren, eben weil sie ein breiteres Angebot haben.

Lösung, starke Marken und digitale Geschäftsmodelle schaffen

Dienstleistungsunternehmen befinden sich oft in einer schwierigen Situation. Wenn Sie mit Unternehmen aus Schwellenländern konkurrieren, können die internen Prozesse noch so effizient sein, das niedrige Lohnniveau in diesen Ländern wird sich immer in niedrigeren Preisen niederschlagen. 

Anstatt mit einer Preissenkung zu kommen, die Ihr Unternehmen ohne Gewinnspanne dastehen lässt, sollten Sie sich auf Ihre eigenen Stärken konzentrieren und diese nach außen hin kommunizieren. 

Die Digitalisierung der Einkaufsprozesse im Dienstleistungssektor bietet Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten: 

Entwickeln und testen Sie digitale Geschäftsmodelle.

Verbessern Sie das Kundenerlebnis durch Automatisierung und

Digitale Vertriebs- und Marketingkanäle einrichten und nutzen.

Voraussetzung für diese Maßnahmen ist eine agile, innovationsfördernde Organisationsstruktur und eine entsprechende digitale Infrastruktur. 

Herausforderung 2: Ein konsistentes Multi-Channel-Erlebnis schaffen

Kunden legen zunehmend Wert auf ein einheitliches Erlebnis über alle Abteilungen eines Unternehmens hinweg.

Laut einer Salesforce-Studie erwartet die große Mehrheit der Kunden, dass die Mitarbeiter aller Abteilungen jederzeit die gleichen Informationen zur Verfügung haben.

Auch die Benutzererfahrung leidet aufgrund der zunehmenden Anzahl der genutzten Kanäle erheblich. Wenn ein Kunde bis vor kurzem noch telefonisch oder persönlich mit Ihrer Marke in Kontakt getreten ist, haben heute soziale Netzwerke, das Internet, E-Mail und Online-Meetings die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Prozessen im Dienstleistungssektor vervielfacht.

Das hat zur Folge, dass es immer schwieriger wird, ein einheitliches Kundenerlebnis zu schaffen.

Dies ist ein Problem der internen Kommunikation: Eine umfassende Strategie und Technologieinfrastruktur sollte zumindest Widersprüche in der Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg vermeiden.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern treten solche Fehler jedoch häufig auf.

Die Lösung? Eine Integration der externen Stakeholder in das unternehmenseigene ERP-System ist in vielen Bereichen noch unzureichend. 

Marketing, Vertrieb und Kundenservice passen digital zusammen

Inkonsistente Kundenerfahrungen spiegeln sich oft in einer unzureichend integrierten internen Struktur wider. Jede Abteilung nutzt für ihre Aktivitäten eigene Tools und Prozesse. Der erzeugte Output ist von vornherein nicht konsensfähig, sondern muss erst mühsam in eine gemeinsame Form gebracht werden.

Eine gemeinsame, einheitliche Geschäftslösung bietet einen Rahmen für alle Geschäftsprozesse und vereinfacht den Datenaustausch zwischen den Abteilungen erheblich. Sie stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter immer die gleichen aktuellen Informationen zur Verfügung hat.

Infolgedessen wird sich das Kundenerlebnis verbessern.

Herausforderung 3: Mitarbeiterzufriedenheit

Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt den größten Teil seines Arbeitstages mit unproduktiven Tätigkeiten. Sie suchen nach Daten, legen Dokumente ab und stellen ihren Kollegen Fragen. 

Am Ende des Tages kann dies die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. In Bereichen wie Kundenservice und Verkauf herrscht ein Mangel an Fachkräften.

In Zukunft wird der Verwaltungsaufwand jedes Mitarbeiters im Rahmen der räumlichen Entgrenzung der Arbeitswelt zunehmen. Der Dienstweg als Kommunikationskanal wird zunehmend obsolet.

Automatisierung von Standardaufgaben

Automatisierungsprojekte haben bei den Mitarbeitern oft einen schlechten Ruf.

Sie befürchten, dass sie in erster Linie zur Arbeitseinsparung und damit zum Personalabbau eingesetzt werden. Roboter werden jedoch niemals den Menschen ersetzen können. 

Vielmehr gibt die Digitalisierung von Kassenprozessen durch Automatisierung den Mitarbeitern einen virtuellen Assistenten an die Hand, der repetitive und unangenehme Aufgaben übernimmt und Platz für interessantere und wichtigere Tätigkeiten schafft.

Solche Prozesse gibt es in allen Abteilungen: 

• Kunden stellen immer wieder die gleichen Fragen, die einfach und sofort beantwortet werden können.
• Rechnungen müssen digitalisiert, geprüft und erfasst werden.
• Manuelle Aktualisierung der Stammdaten im Vertrieb.

Die Voraussetzung für die Automatisierung solcher Prozesse ist ein funktionierendes ERP-System. Nur standardisierte Prozesse können mit RPA automatisiert werden.

Prozesse können nur dann standardisiert werden, wenn sie einer vordefinierten Struktur folgen. Diese Struktur wird durch ein ERP-System wie SAP Business ByDesign vorgegeben. Ohne ein ERP-System entstehen Lücken zwischen verschiedenen Abteilungen.

Fazit: Digitalisierung von Einkaufsprozessen im Dienstleistungssektor

Die größten Herausforderungen für Dienstleister liegen in der digitalen Revolution und den damit verbundenen Veränderungen in der Weltwirtschaft.

Gleichzeitig beinhaltet die digitale Transformation aber auch die Mittel, um Herausforderungen zu meistern und sich nachhaltig und zukunftsorientiert am Markt zu positionieren.
Dafür brauchen Unternehmen den Mut zur Innovation und das Wissen, um konkrete Projekte erfolgreich umzusetzen.

Wenn Sie weitere Informationen zur Anwendung der Digitalisierung von Einkaufsprozessen benötigen, wenden Sie sich an uns, wir können Ihnen helfen.

Lebensmittel- und Getränkehersteller setzen mit unserer EcoStruxure-Architektur und -Plattform auf die Industrie der Zukunft.

Nutzen Sie die Chance, den Weg in eine emissionsfreie Zukunft zu beschleunigen, die Agilität und Rentabilität der gesamten Lieferkette zu verbessern und die Erwartungen der Endverbraucher an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Transparenz zu erfüllen.

Das Video zeigt, wie EcoStruxure for Food & Beverage die digitale Transformation ermöglicht und die Nachhaltigkeit, Effizienz und Rückverfolgbarkeit verbessert

►Erfahren Sie mehr über EcoStruxure for Food & Beverage: https://www.se.com/de/de/work/solutions/for-business/food-and-beverage/?xtor=CS2-357-YouTube-20220830-1-Owned&

► Melden Sie sich an und laden Sie den Digital Transformation Benefits Report herunter: https://go.schneider-electric.com/WW_202003_Food-Beverage-e-guide-Content_EA-LP-EN.html?source=Content&sDetail=Food-Beverage-e-guide-Content_WW

Bleiben Sie auf dem Laufenden:
►Abonnieren Sie unseren Schneider Electric YouTube-Kanal: https://www.youtube.com/channel/UCVPf33n1Mr9gQL9clrxj2fQ?sub_confirmation=1

Folgen Sie Schneider Electric:
►LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/schneider-electric/
►Facebook: https://www.facebook.com/SchneiderElectric
►Twitter: https://twitter.com/SchneiderElecDE
►Instagram: https://www.instagram.com/schneiderelectric_dach/

Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten im Team von Schneider Electric und lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Energie und Ressourcen optimal nutzbar werden:
►https://www.se.com/de/de/about-us/careers/overview.jsp?xtor=CS2-358-YouTube-20220613-Owned&

#MakeItForLife #IIot #Nachhaltigkeit #Industrie4.0 #Verpackungsindustrie #FoodAndBeverage #SmartFarm #SchneiderElectric #LifeIsOn #Innovation #Sustainability #SEGreatPeople #netzero