Intercompany: zwischenbetriebliche Verrechnung

Sollten Sie gerade darüber nachdenken, wie die Intercompany-Verrechnung funktioniert, wird hier erklärt, welche Unternehmensgruppen am meisten von dieser Art von Lösungen profitieren und wie dadurch die Buchführung der beteiligten Unternehmen verbessert wird.

Was sind Intercompany-Beziehungen?

Während dem Prozess der Intercompany-Verrechnung kommt es zu einem Transfer von Finanzdaten zwischen den Hauptbüchern von Unternehmen, die sich Ausgaben oder Arbeitsaufwand eines Projekts teilen.

Während dem Prozess der Intercompany-Verrechnung können Erträge und Aufwand jedes Unternehmens abgeglichen und so die Rentabilität bewertet werden. Während diesem Prozess werden im Hauptbuch auch Einträge von Forderungen und Verbindlichkeiten der verbundenen Unternehmen erstellt, um die Hauptbilanzen jedes Unternehmens auszugleichen.

Anhand der Intercompany-Verrechnung können sich Unternehmen Personal teilen, während die gemeinsame Arbeitsleistung andauert. Beispiel:

• Arbeitsaufwand: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens kann einen Teil seiner Arbeitszeit für Projekt, Phase oder Aufgabe des anderen Unternehmens aufwenden.
• Ausgabenbelastung: Ein Mitarbeiter eines Unternehmens kann in seiner Spesenabrechnung Reisen, Essen und andere Ausgaben unter dem Projekt des anderen Unternehmens verbuchen.

Intercompany-Transaktionen in der Buchführung

Zwischen den verschiedenen Abteilungen, Tochtergesellschaften und anderen Legaleinheiten Ihres Unternehmens kann es zum Austausch von Produkten und Dienstleistungen kommen, um Projekte zu schultern.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, dass zwischen zwei Unternehmen Ressourcen eines Projekts aufgeteilt werden, das für einen Endkunden bestimmt ist.

Logischerweise muss in diesen beiden Unternehmen der zu befolgende Arbeitsablauf geklärt sein, um die Transaktionen zu verarbeiten, was in vielen Fällen von der verwendeten Buchführungsanwendung oder -plattform abhängt. Sie können sich unter diesem Link die Anforderungen ansehen, die eine Managementanwendung erfüllen sollte.

Was bedeutet «Intercompany»?

Vorteile der zwischenbetrieblichen Kostenabstimmung

Der Einsatz einer dezidierten Anwendung oder Plattform für die Kostenabstimmung zwischen verbundenen Unternehmen hat viele Vorteile, besonders erwähnenswert sind aber die Vorteile für die unterschiedlichen Abteilungen.

Buchführungsabteilung auf Ebene der Tochtergesellschaft

Sind Zahlungen abzuwickeln (was am besten so schnell wie möglich geschehen sollte), so werden Verzug und Streitigkeiten vermieden.

Dafür ist sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente vorhanden sind und diese bis ins kleinste Detail jenen des internen Handelspartners entsprechen.

Was ist zwischenbetriebliche bzw. Intercompany-Verrechnung?

Hauptbuchhaltung

Was die Hauptbuchhaltung betrifft, so lässt sich in Anwendungen für die Intercompany-Buchführung eine Übersicht erstellen, in der die Daten aller beteiligten Unternehmen fortlaufend und zentral aktualisiert werden können.

Ausserdem werden alle geschäftlichen Arbeitsabläufe übersichtlich dargestellt und Engpässe identifiziert, die dazuführen können, das die an Finanzabschlüssen beteiligten Prozesse ins Stocken geraten.

Ansätze der zwischenbetrieblichen Verrechnung

Es gibt drei grundlegende Ansätze der Intercompany-Verrechnung, die einen grossen Einfluss darauf haben, wie Vorgänge ausgewiesen werden.

Der verwendete Ansatz hängt von Ihrem Unternehmen oder Konzern ab.

Ansatz 1: Fokussierung auf Mitarbeiter

Bei diesem ersten Ansatz werden Arbeitsaufwand und Einkommen des Projekts auf das Unternehmen übertragen, aus dem die Arbeitskräfte kommen.

Vergessen Sie in diesem Fall nicht:

• In der Erfolgsrechnung eines Unternehmens werden Arbeitserträge und -ausgaben für alle Mitarbeiter dieses Unternehmens ausgewiesen.
• Die Arbeit wird dem Unternehmen zugeordnet, aus dem der Mitarbeiter kommt.
• Die Einkommen werden dem Unternehmen zugeordnet, aus dem der Mitarbeiter kommt. Bei der Intercompany-Verrechnung werden alle (oder ein Teil der) der Einkommen aus dem Unternehmen, dem das Projekt gehört, auf das Unternehmen übertragen, aus dem der Mitarbeiter kommt.
• Die Gemeinkosten werden dem Unternehmen zugeordnet, aus dem der Mitarbeiter kommt. Bei der Intercompany-Verrechnung wird keine Verbuchung von Gemeinkosten vorgenommen.

Ansatz 2: Fokussierung auf Projekte

Bei diesem System werden die Gemeinkosten des Unternehmens, aus dem der Mitarbeiter kommt, auf das Unternehmen übertragen, dem das Projekt gehört.

Bei diesem Ansatz zu berücksichtigen:

• In der Erfolgsrechnung eines Unternehmens werden die Arbeitserträge und -ausgaben aller Projekte ausgewiesen, die Eigentum dieses Unternehmens sind, ohne dass es auf die Herkunft der Mitarbeiter ankommt.
• Der Arbeitsaufwand wird dem Unternehmen zugeordnet, dem das Projekt gehört. Einträge für den Arbeitsaufwand werden keine vorgenommen.
• Die Einkommen werden dem Unternehmen zugeordnet, dem das Projekt gehört. Einkommenseinträge werden keine vorgenommen.
• Die Gemeinkosten werden dem Unternehmen zugeordnet, dem das Projekt gehört. Bei diesem System wird eine bestimmte Menge der Gemeinkosten des Unternehmens, aus dem der Mitarbeiter kommt, auf das Unternehmen übertragen, dem das Projekt gehört.

Ansatz 3: Nur Kosten

Bei dieser Methode wird keine zusätzliche Übertragung von Gemeinkosten oder Einkommen auf das Unternehmen vorgenommen, dem das Projekt gehört und dem der Mitarbeiter Stunden und Ausgaben verrechnet hat.

Bei diesem Ansatz ist zu berücksichtigen:

• In der Erfolgsrechnung eines Unternehmens werden die Arbeitserträge und -ausgaben aller Projekte ausgewiesen, die Eigentum dieses Unternehmen sind, ohne dass es auf die Herkunft der Mitarbeiter ankommt.
• Der Arbeitsaufwand wird dem Unternehmen zugeordnet, dem das Projekt gehört. Einträge für den Arbeitsaufwand werden keine vorgenommen.
• Die Einkommen werden dem Unternehmen zugeordnet, dem das Projekt gehört. Einkommenseinträge werden keine vorgenommen.
• Die realen Gemeinkosten bleiben bei dem Unternehmen, aus dem der Mitarbeiter kommt.

Mithilfe einer flexiblen Unternehmensmanagementsoftware wie SAP Business One können Sie unterschiedliche Projektansätze konfigurieren, damit die Intercompany-Buchführung entsprechend ausgewiesen wird.